Overlap l’heure qui convient à tout le monde

Le problème de l’heure de réunion, et comment Overlap le résout

Overlap est un tableau gratuit qui pose les journées de plusieurs personnes sur une même ligne : vous voyez — au lieu de calculer — l’heure qui convient à tout le monde.

Planifier entre fuseaux horaires n’est pas vraiment une affaire d’arithmétique. Tout le monde sait ajouter et retrancher des heures. Ce que l’on oublie, c’est la part humaine : 08:00 à Berlin est une heure ordinaire pour un Berlinois et une heure cruelle pour quelqu’un à Los Angeles, et personne ne s’en aperçoit avant que l’invitation ne soit partie.

Overlap met les deux journées à l’écran en même temps. Chaque personne devient une bande horizontale de sa propre journée locale — endormie, éveillée, au travail — et les colonnes où les bandes s’accordent sont les heures où une réunion peut réellement avoir lieu. La gêne est visible avant que vous n’envoyiez quoi que ce soit.

Ce que fait Overlap

Ajoutez une personne par ville, par fuseau horaire IANA ou par simple décalage du type UTC+3. Chacune reçoit sa ligne : une bande de 24 heures de sa journée locale, grise pendant son sommeil, orange quand elle est éveillée mais en dehors de ses horaires, et verte à l’intérieur de ses heures de travail.

Les heures de travail sont propres à chaque personne, pas globales. Par défaut 09:00–18:00 en heure locale, et vous les changez directement sur la ligne. Un développeur qui commence à 11:00 et un client qui s’arrête à 16:00 gardent chacun sa vraie journée, et le tableau répond en conséquence.

Sous le tableau, Overlap classe les créneaux d’une heure : combien de personnes sont dans leurs heures de travail, combien sont seulement éveillées et — quand personne ne peut s’en tirer à bon compte — qui exactement doit faire un effort. Vous obtenez une phrase en clair, pas un jeu de couleurs à décoder.

Chaque tableau vit dans son propre lien. Copiez-le et la personne qui l’ouvre voit les mêmes personnes, les mêmes noms, les mêmes heures de travail, la même date et le même point d’ancrage — dans sa propre lecture de l’horloge.

Pourquoi les méthodes habituelles échouent

Le calcul mental suffit pour deux villes que vous connaissez bien. Il s’effondre à quatre villes que vous ne connaissez pas, et il casse complètement la semaine où un pays change d’heure alors que l’autre ne l’a pas encore fait.

Une horloge mondiale vous dit quelle heure il est quelque part. Elle ne vous dit pas si la personne dort, dîne, ou en est à sa troisième heure de travail — ce qui était pourtant la seule chose à savoir.

Un sondage de disponibilités demande à tous les autres de faire la conversion à votre place. C’est précisément le travail que vous cherchiez à éviter, et plus rien ne peut être réservé tant que le plus lent n’a pas répondu.

La fonction « trouver un créneau » d’un agenda fonctionne à merveille au sein d’une même entreprise, sur un même système d’agendas. Elle ne sait rien du prestataire, du client ou du candidat que vous essayez de rencontrer.

Comment ça marche

Les décalages et les règles d’heure d’été viennent de la base de fuseaux horaires IANA du navigateur lui-même, via l’API standard Intl. Aucune table de décalages ne peut vieillir : si le navigateur connaît un changement de règle, le tableau aussi.

L’heure d’été est résolue personne par personne et date par date, pas une fois pour tout le tableau. Choisissez une date fin mars ou fin octobre et regardez les bandes glisser : un jour où l’on avance les montres est dessiné avec 46 colonnes d’une demi-heure, un jour où on les recule avec 50, parce que c’est la durée réelle de ces journées.

Les colonnes font une demi-heure, donc les zones à :30 et :45 — Inde, Népal, îles Chatham — s’alignent honnêtement au lieu d’être arrondies à l’heure la plus proche.

Le tableau est dessiné le long de la journée civile d’une personne, le point d’ancrage, et c’est vous qui choisissez laquelle. Cela compte quand un créneau tombe après minuit pour quelqu’un : la ligne affiche « jour suiv. » au lieu de repasser discrètement au début.

Les créneaux sont notés, pas devinés. Être au travail compte pleinement, être éveillé près de ses heures de travail compte partiellement, dormir disqualifie le créneau d’office. Les créneaux proposés sont espacés d’au moins deux heures, pour que les trois suggestions soient vraiment trois options différentes, et chaque personne reçoit une étiquette tôt / tard / hors horaires.

N’importe quel créneau s’exporte vers un fichier de calendrier. La description de l’événement porte l’heure de début locale de chacun et un lien de retour vers le tableau, pour que les personnes invitées puissent vérifier le raisonnement elles-mêmes.

Pour un appel récurrent sans heure confortable, il y a la rotation équitable : décalez le créneau inconfortable semaine après semaine, pour que ce ne soit pas toujours la même personne qui prenne l’appel à 22:00.

Rien n’est stocké sur un serveur. Pas de compte, pas de cookie de suivi, aucune trace de vos interlocuteurs — le tableau est encodé dans l’URL et l’index des villes est un fichier statique que votre navigateur télécharge une seule fois. Les équipes enregistrées vivent dans le stockage de votre propre navigateur et ne quittent jamais l’appareil.

Cinq situations pour lesquelles Overlap a été conçu

  • Le point d’équipe distribué

    Une équipe répartie sur trois continents a besoin d’une demi-heure récurrente. Overlap montre s’il existe seulement un créneau à l’intérieur des heures de travail de tout le monde — et, quand il n’en existe pas, qui le paie, pour que vous puissiez faire tourner ce coût au lieu de faire comme s’il était nul.

  • Les entretiens à l’international

    Un candidat à deux continents de là lit l’heure que vous proposez comme un signal sur l’entreprise. Indiquez sa ville, regardez les colonnes vertes et proposez une heure qui ne lui demande pas d’être brillant à 22:00 la veille d’une journée de travail.

  • Les appels client et agence

    Vous connaissez rarement la vraie journée de travail d’un nouveau client. Indiquez sa ville et ses horaires une fois, envoyez-lui le tableau et laissez-le proposer autre chose en regardant la même image, au lieu d’échanger pendant deux jours des messages « 15 h chez vous, ça marche ? ».

  • Deux missions sur deux marchés

    Un contrat à Berlin, un autre à Singapour. Mettez les deux sur le tableau avec votre propre ligne au milieu et vous verrez — avant de promettre quoi que ce soit — combien d’heures de véritable chevauchement vous avez réellement chaque jour.

  • La famille et les amis à l’étranger

    Ici, c’est la bande grise qui est utile. Elle vous dit quand un appel réveillerait quelqu’un, et la bande orange vous dit quand la personne est debout mais préférerait être en train de dîner.

Les questions que l’on nous pose

Faut-il créer un compte ?

Non. Il n’y a rien à créer et rien à installer. Ouvrez la page, ajoutez des personnes, envoyez le lien.

Où mes données sont-elles stockées ?

Nulle part chez nous. Les personnes que vous ajoutez sont encodées dans l’URL de votre barre d’adresse, et tout le travail sur les fuseaux horaires se fait dans votre navigateur. Les équipes enregistrées utilisent le stockage local du navigateur et restent sur cet appareil.

L’heure d’été est-elle gérée ?

Oui, personne par personne et date par date. Passez à une date de changement d’heure et le tableau change lui-même de longueur — 46 colonnes d’une demi-heure quand une heure disparaît, 50 quand une heure se répète — parce que chaque ligne est calculée à partir de l’instant réel, pas d’un décalage figé.

Puis-je partager un tableau ?

Copiez le lien. Il restitue les mêmes personnes, les mêmes noms, les mêmes heures de travail, la même date et le même point d’ancrage pour qui l’ouvre. Rien n’est envoyé : le lien lui-même est le document.

Ma ville n’est pas dans la liste. Que faire ?

Saisissez la zone IANA à la place — Europe/Paris, Asia/Kolkata, America/Sao_Paulo — ou un simple décalage comme UTC+3 ou +05:45. Les deux marchent toujours, y compris pour les endroits que l’index des villes ne couvre pas.

Combien de personnes sur un même tableau ?

Jusqu’à douze. Au-delà, les bandes cessent d’être lisibles, et en pratique une réunion qui couvre plus de douze fuseaux horaires appelle un enregistrement, pas un créneau.

Chaque personne peut-elle avoir ses propres horaires ?

Oui. Réglez-les sur sa ligne, y compris des plages qui passent minuit pour le travail de nuit. Elles voyagent dans le lien avec tout le reste.

Et s’il n’existe aucune heure où tout le monde est éveillé ?

Overlap le dit franchement au lieu d’inventer une colonne verte, puis propose l’heure la moins mauvaise et nomme qui serait endormi à ce moment-là. La vue « rotation équitable » aide à répartir ce coût dans l’équipe sur plusieurs semaines.

Est-ce que ça marche sur téléphone ?

Oui. Le tableau défile dans son propre cadre, les lignes restent lisibles sur les petites largeurs, et les thèmes clair et sombre suivent le réglage de votre système.

Est-ce vraiment gratuit ?

Oui — gratuit, sans publicité, sans compte, sans limite d’utilisation. C’est un petit outil d’un petit studio, et il ne nous coûte presque rien parce qu’il fait son travail dans votre navigateur.

Ouvrir le tableau

Ajoutez deux personnes et une ville dont vous vous trompez toujours. Il faut une quinzaine de secondes pour voir s’il existe une bonne heure.

Trouver une heure de réunion

Fait partie d’Autofract. Overlap est l’un des quelques petits outils très ciblés que nous construisons et mettons à disposition gratuitement. Voir les autres outils →