El problema de la hora de reunión, y cómo lo resuelve Overlap
Overlap es un tablero gratuito que pone el día de varias personas sobre una misma línea, para que veas —sin calcular nada— la hora que les sirve a todas.
Organizar una reunión entre zonas horarias no es en realidad un problema de aritmética. Sumar y restar horas lo sabe hacer cualquiera. Lo que se calcula mal es la parte humana: las 08:00 en Berlín son una hora corriente para alguien de Berlín y una crueldad para alguien de Los Ángeles, y nadie se da cuenta hasta que la invitación ya está enviada.
Overlap pone los dos días en la pantalla a la vez. Cada persona se convierte en una banda horizontal con su propio día local —durmiendo, despierta, trabajando— y las columnas donde las bandas coinciden son las horas en que la reunión puede ocurrir de verdad. La incomodidad se ve antes de enviar nada.
Qué hace
Añade a una persona por ciudad, por zona horaria IANA o por un desfase directo como UTC+3. Cada una recibe su fila: una banda de 24 horas con su día local, en gris mientras duerme, en ámbar mientras está despierta pero fuera de horario, y en verde dentro de su horario laboral.
El horario laboral es de cada persona, no global. Por defecto son las 09:00–18:00 en hora local y se cambia en la propia fila. Un programador que empieza a las 11:00 y un cliente que termina a las 16:00 conservan su día real, y el tablero responde en consecuencia.
Debajo del tablero, Overlap ordena las franjas de una hora: cuántas personas están dentro de su horario laboral, cuántas solo están despiertas y —cuando a nadie le toca fácil— quién exactamente tiene que ceder. Recibes una frase en lenguaje claro, no un acertijo de colores que descifrar.
Cada tablero vive en su propio enlace. Cópialo y quien lo abra verá las mismas personas, los mismos nombres, los mismos horarios laborales, la misma fecha y la misma referencia, todo leído según su propio reloj.
Por qué fallan los métodos de siempre
El cálculo mental sirve para dos ciudades que conoces bien. Se cae con cuatro ciudades que no conoces, y se rompe del todo la semana en que un país ya ha cambiado la hora y el otro todavía no.
Un reloj mundial te dice qué hora es en un sitio. No te dice si esa persona está durmiendo, cenando o tres horas metida en su jornada, que era justo lo único que necesitabas saber.
Una encuesta de disponibilidad le pide a todo el mundo que haga la conversión por ti. Es exactamente el trabajo que querías evitar, y ahora no se puede cerrar nada hasta que conteste el más lento.
La función de “buscar un hueco” del calendario funciona de maravilla dentro de una misma empresa con un mismo sistema de calendarios. No sabe nada del proveedor, del cliente ni del candidato con quien intentas reunirte.
Cómo funciona
Los desfases y las reglas del horario de verano salen de la propia base de datos de zonas horarias IANA del navegador, a través de la API estándar Intl. No hay ninguna tabla de desfases que se quede obsoleta: si el navegador conoce un cambio de norma, el tablero también.
El horario de verano se resuelve por persona y por fecha, no una sola vez para todo el tablero. Elige una fecha de finales de marzo o de finales de octubre y mira cómo se deslizan las bandas: el día en que el reloj se adelanta se dibuja con 46 columnas de media hora y el día en que se atrasa con 50, porque esa es la duración real de esos días.
Las columnas son de media hora, así que las zonas a :30 y a :45 —India, Nepal, las islas Chatham— encajan con honestidad en lugar de redondearse a la hora más cercana.
El tablero se dibuja sobre el día de calendario de una sola persona —la referencia—, y tú eliges de quién. Eso importa cuando una franja cae después de medianoche para alguien: la fila muestra “día sig.” en vez de dar la vuelta sin avisar.
Las franjas se puntúan, no se adivinan. Estar trabajando puntúa al máximo, estar despierto cerca del horario laboral puntúa a medias, y estar durmiendo descarta la franja por completo. Las candidatas se mantienen separadas al menos dos horas para que las tres sugerencias sean opciones realmente distintas, y cada persona recibe una etiqueta de temprano, tarde o fuera de horario.
Cualquier franja se exporta a un archivo de calendario. La descripción del evento lleva la hora de inicio local de cada persona y un enlace de vuelta al tablero, así que los invitados pueden comprobar el razonamiento por su cuenta.
Para una llamada periódica sin ninguna hora cómoda existe la rotación justa: desplaza la franja incómoda semana a semana para que no sea siempre la misma persona la que atiende la llamada a las 22:00.
No se guarda nada en ningún servidor. No hay cuenta, ni cookie de seguimiento, ni registro de con quién te reúnes: el tablero está codificado en la URL y el índice de ciudades es un archivo estático que tu navegador descarga una vez. Los equipos guardados viven en el almacenamiento de tu propio navegador y nunca salen del dispositivo.
Cinco situaciones para las que se creó
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La reunión diaria del equipo distribuido
Un equipo repartido en tres continentes necesita media hora fija cada día. Overlap enseña si existe siquiera una franja dentro del horario laboral de todos y, cuando no existe, quién la está pagando, para que puedas rotar ese coste en lugar de fingir que sale gratis.
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Entrevistas entre países
Un candidato a dos continentes de distancia lee la hora que le propones como una señal sobre la empresa. Pon su ciudad, mira las columnas verdes y ofrécele una hora que no le pida rendir a las 22:00 en un día laborable.
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Llamadas con clientes y agencias
Casi nunca sabes cuál es la jornada real de un cliente nuevo. Configura su ciudad y su horario una vez, envíale el tablero y deja que proponga otra hora mirando la misma imagen, en vez de intercambiar durante dos días mensajes del tipo “¿te va bien a las 15:00 hora de allí?”.
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Trabajo por contrato en dos mercados
Un contrato en Berlín y otro en Singapur. Pon los dos en el tablero con tu propia fila en medio y verás —antes de prometer nada— cuántas horas de solapamiento real tienes de verdad cada día.
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Familia y amigos en el extranjero
Aquí la banda útil es la gris. Te dice cuándo una llamada despertaría a alguien, y la banda ámbar te dice cuándo esa persona ya está levantada pero preferiría estar cenando.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una cuenta?
No. No hay nada que registrar ni nada que instalar. Abre la página, añade personas y envía el enlace.
¿Dónde se guardan mis datos?
En ningún sitio de nuestro lado. Las personas que añades quedan codificadas en la URL de tu barra de direcciones, y todo el trabajo con zonas horarias ocurre dentro de tu navegador. Los equipos guardados usan el almacenamiento local del navegador y se quedan en ese dispositivo.
¿Tiene en cuenta el horario de verano?
Sí, por persona y por fecha. Cambia la fecha a un día de transición y el tablero cambia de longitud —46 columnas de media hora cuando desaparece una hora y 50 cuando se repite—, porque cada fila se calcula a partir del instante real y no de un desfase fijo.
¿Puedo compartir un tablero con alguien?
Copia el enlace: restaura las mismas personas, nombres, horarios laborales, fecha y referencia para quien lo abra. No se sube nada, el enlace es el documento.
Mi ciudad no está en la lista. ¿Y ahora qué?
Escribe la zona IANA en su lugar —Europe/Berlin, Asia/Kolkata, America/Sao_Paulo— o un desfase directo como UTC+3 o +05:45. Ambas cosas funcionan siempre, incluso para lugares que el índice de ciudades no cubre.
¿Cuántas personas caben en un tablero?
Hasta doce. A partir de ahí las bandas dejan de leerse, y en la práctica una reunión con más de doce zonas horarias necesita una grabación, no un hueco en la agenda.
¿Cada persona puede tener un horario laboral distinto?
Sí. Se configura en la fila, incluidas las franjas que cruzan la medianoche para los turnos de noche. Viajan en el enlace junto con todo lo demás.
¿Y si no hay ninguna hora en que todos estén despiertos?
Overlap lo dice sin rodeos en lugar de inventarse una columna verde, después ofrece la hora menos mala y señala quién estaría durmiendo a esa hora. La vista de rotación justa ayuda a repartir ese coste dentro del equipo a lo largo de varias semanas.
¿Funciona en el móvil?
Sí. El tablero se desplaza dentro de su propio marco, las filas siguen siendo legibles en pantallas estrechas y los temas claro y oscuro siguen la configuración de tu sistema.
¿De verdad es gratis?
Sí: gratis, sin anuncios, sin cuenta y sin límite de uso. Es una herramienta pequeña de un estudio pequeño, y mantenerla no nos cuesta casi nada porque hace su trabajo dentro de tu navegador.
Abre el tablero
Añade a dos personas y esa ciudad cuya hora siempre calculas mal. En unos quince segundos verás si existe una buena hora.
Parte de Autofract. Overlap es una de las pocas herramientas pequeñas y muy enfocadas que creamos y ofrecemos gratis. Ver las otras herramientas →